ISO 9000:2000 KYS


Tüm kuruluşlar bir kalite yönetim sistemine sahiptir. Sistem, kuruluşun, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini belirleme, tanımlama ve karşılama yoludur.


Kalite yönetim sistemi, kuruluşun faaliyetlerini ve kaynaklarını yansıtır. Kuruluşla birlikte gelişerek, değişen ihtiyaçlara cevap verir. Kalite yönetim sisteminin anlaşılması ve müşteri ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde çalıştırılması, kuruluşun devamlılığı için esastır.


Her kuruluş tek ve benzersiz olduğundan, standart bir kalite yönetim sistemi de söz konusu olamaz. Kalite yönetim sisteminin oluşturulması diyet seçimine benzetilebilir. Beş temel gıda grubu vardır ve insan vücudunun ihtiyaç duyduğu vitamin ve mineralleri alabilmesi için, her gruptan gıda tüketmesi şarttır. Fakat herkes aynı gıdalardan hoşlanmaz ; bazıları tavuğu, bazıları ise balığı sevmeyebilir. Çok şükür ki, her grupta, seçebileceğimiz ve dengeli beslenmemizi sağlayacak çok sayıda gıda çeşidi bulunmaktadır.


Benzer şekilde ISO 9001;in de şartlarını karşılamanın farklı yolları bulunmaktadır. Standard, kalite yönetim sistemini oluştururken farklı yollara başvurulmasına izin vermektedir. Standardın temel şartları karşılandığı sürece, kuruluş, istediği kalite yönetim sistemini seçmekte serbesttir. Amaç standart bir kalite sistemi değil, standardı karşılayan bir kalite sistemi oluşturmaktır.


Kalite yönetim sistemi aynı zamanda, tüm gerekli faaliyetlerin yapılmasını sağlayan bir kontrol mekanizması görevini görür. Kalite yönetim sistemi çalışmayan bir kuruluşun, okyanusta yol alan dümensiz bir gemiden farkı yoktur. Bunun için, kalite yönetim sistemi; faaliyetlerin nasıl yürütüldüğü ve nasıl kontrol edildiğini de içerecek şekilde dokümante edilmeli ve dokümante edildiği gibi çalıştırmalıdır.


HAYATIN GERÇEKLERİ

Hikayemiz, Herkes, Biri, Herhangi biri ve Hiç kimse adındaki dört kişi hakkında. Yapılması gereken çok önemli bir iş vardı ve Herkes, Birinin bunu yapacağından emindi. Aslında bu işi Herhangi biri de yapabilirdi. Fakat Hiç kimse yapmadı. Bunun üzerine Biri çok kızdı, çünkü bu Herkesin işiydi. Herkes, Herhangi birinin bu işi yapacağını düşünmüştü, fakat Hiç kimse, Herkesin yapmayacağını bilmiyordu. Sonuçta Herhangi birinin yapacağı bir işi Hiç kimse yapmadığı için Herkes, Birini suçladı.


Özetle ;hayatın gerçeklerini; değiştirmenin yolu ;yapı;dan geçer. Kalite yönetim sistemi ise bu yapının temelini oluşturur. Neyin, kim tarafından, ne zaman yapılacağını tanımlar ve çalışanların bir takım halinde faaliyet göstermesini sağlayacak strateji ve taktikleri içerir.

Kalite Yönetim Prensipleri

ISO 9000:2000 standardları, yedi temel kalite yönetim prensibine dayanmaktadır. IOS bu prensipleri organizasyonel performansı geliştirmek ve başarılı olmak için kullanılabilecekleri için seçmiştir.

Peki kuruluşunuzun bu prensipleri uyguladığından nasıl emin olabilirsiniz? Cevap: ISO 9001:2000 şartlarını karşılayan bir kalite yönetim sistemi oluşturarak. Eğer böyle yaparsanız, kuruluşunuz bu prensipleri otomatik olarak uygulayacaktır.

Özetle eğer kuruluşunuzun performansını iyileştirmek istiyorsanız, aşağıdaki yedi prensibi içeren ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi size yardımcı olacaktır.

1. Müşteri Odaklılık
Kuruluşlar müşterileri için vardır. Bu nedenle kuruluş;

· müşteri ihtiyaçlarını anlamalı,

· müşteri şartlarını karşılamalı,

· müşteri beklentileri aşmalıdır.

2. Liderlik

Kuruluşların başarısı liderlerine bağlıdır. Bu nedenle liderler;

· bir amaç tutarlılığı oluşturmalı ve kuruluşun yönünü belirlemeli,

· çalışanların kuruluş amaçları için çaba göstermesini sağlayacak bir ortam yaratmalıdır

3. Çalışanların katılımı

Kuruluların varlığı çalışanlarına bağlıdır. Bu nedenle kuruluş;

· çalışanların kabiliyetlerini geliştirmelerine ve kullanmalarına yardımcı olmalı,

· her seviyede katılımı desteklemelidir.

4. Proses yaklaşımı

Proses yaklaşımı kuruluşların verimlilik ve etkinliğini arttırır. Kuruluş bu nedenle faaliyetlerinin ve ilgili kaynakların yönetiminde proses yaklaşımını kullanmalıdır.

5. Sistem yaklaşımı

Sistem yaklaşımı proses yaklaşımını tamamlar ve kuruluşun etkinliğini en üst düzeye çıkarır. Kuruluş bu nedenle;

· birbiri ile ilgili prosesleri belirlemeli ve bunları bir sistem olarak ele almalı,

· ilgili proseslerin yönetiminde sistem yaklaşımını kullanmalıdır.

6. Sürekli iyileştirme

Sürekli iyileştirme günümüz rekabet ortamında varolabilmenin olmazsa olmaz şartıdır. Kuruluş bu nedenle sürekli iyileştirmeyi bir iş yapma şekli haline getirmelidir.

7. Verilere dayalı karar alma

Karaların verilere dayalı olarak alınması hata yapma olasılığını en aza indirerek kuruluşun etkinliğini arttırır. Kuruluş bu nedenle;

· içgüdülere, hislere dayalı karar alma alışkanlıklarını yok etmeli,

· kararların verilere ve gerçeklere dayalı olarak alınmasını sağlamalıdır.

8. Tedarikçilerle işbirliği

Kuruluşların tüm faaliyetleri tedarikçilerine bağlıdır. Kuruluş bu nedenle tedarikçileri ile karşılıklı yararlı ilişkiler kurmalıdır.

2000 Yılı Revizyonu

2000 yılı revizyonu, kullanımına 1987 yılında başlanan ISO 9000 serisi standartların ilk kapsamlı değişimini temsil etmektedir. Bir takım teknik düzenlemeleri içeren 1994 revizyonundan farklı olarak, bu revizyonda standardın amaç, kapsam ve yaklaşımında köklü değişiklikler yapılmıştır.


Değişimin büyüklüğü, özelikle ISO 9000i duvarda asılı bir sertifika olarak gören organizasyonlarda panik ve karmaşaya yol açabilir. Standardı güçlü bir kalite yönetim sisteminin temeli olarak kullanan organizasyonlarda ise geçiş daha kısa ve problemsiz olacaktır.


2000 yılı revizyonu ile birlikte Standartta aşağıdaki değişimler gerçekleştirilmiştir.


· Müşteri ihtiyaçlarını karşılamanın, birinci öncelikli amaç haline gelmesi,

· Proses tabanlı bir kalite yönetim sisteminin kullanımın öngörülmesi,

· Önceliğin sistemi tanımlayacak dokümante edilmiş prosedürler hazırlanmasından, etkin bir kalite yönetim sistemi oluşturulması ve yönetilmesine kaydırılması,

· Ürün ve süreç performansının ölçülmesi ve sürekli iyileştirilmesine verilen önemin artması,

· Yalnız imalat değil, tüm sektörlerde anlaşılabilecek bir ifade şeklinin kullanımı, olarak özetlenebilir.


Ayrıca 2000 revizyonu ile birlikte ISO 9002 ve ISO 9003 standartları yürürlükten kaldırılmıştır. ISO 9002 ve ISO 9003 sertifikalı organizasyonlar şimdi ISO 9001i kullanacaklar, fakat tasarım ve geliştirme gibi işletmelerinde uygulama alanı olmayan fonksiyonları kapsam dışı bırakabileceklerdir.


IS0 9001:2000 ; Dokümantasyon Şartları


2000 revizyonunun temel amaçlarından biri de ISO 9001;in tüm kuruluşlar için daha anlaşılır kılmak olduğu söylenebilir. Bunun için ISO 9001:1994;de 18 olan dokümante edilmiş prosedür sayısı, ISO 9001:2000;de 6 ya düşürülmüş. Bu da kuruluşlara, sistem dokümantasyonu konusunda büyük bir inisiyatif kazandırıyor. Ancak kalite yönetim sisteminin tam olarak dokümante edilme şartında bir değişiklik söz konusu değil. Madde 4.2;de verilen notlar, kuruluşa dokümantasyon konusunda iyi bir rehberlik sağlıyor.


Ancak bu maddenin uygulanmasının epeyce tartışmalı olacağını düşünüyoruz. Çünkü kuruluşlar pek çok prosedürü değer sağlamadığı gerekçesi ile iptal etmek isterken, tetkikçiler ise prosedürlerin yokluğu işlerini zorlaştıracağından bu tür iptallere karşı çıkacaklardır.


Bunun için kuruluşlar, proseslerin dokümantasyonun bir değer sağlamadığı ve Madde 4.2;nin notunda yer alan kriterlerin karşılandığı durumlarda, kullanılmayacak dokümantasyon oluşturmama konusunda direnmeli. Tetkikçiler ise; (1) yalnız belge üzerinden değil, her kademedeki personele soru sorarak, proseslerin etkinliği hakkında fikir edinmeyi öğrenmeli, (2) proseslerin gerçekte, yönetimin amaçladığı (istediği) şekilde çalışıp çalışmadığına karar verebilmeli ve (3) bu tür bir uyumun bulunmadığı prosesleri ciddi bir şekilde sorgulamalılar.


ISO 9001:2000; Sürekli İyileştirme


ISO 9001:1994, sürekli iyileştirmeyi şart koşuyor muydu? Pek çok kişi, eski standardın, sürekli iyileştirmenin çok sayıda elemanını karşılaması şartını içerdiğini ve dolayısıyla iyileştirmenin de şart koşulduğunu savunmakta. Bazıları ise açıkça ifade edilmediği için bu kavramın standardın önemli bir eksiği olduğunu ileri sürmekte. ISO 9001:2000 bu tartışmayı bitirmiştir. Şimdi kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi açık bir şarttır. Ayrıca iyileştirme kavramı standart boyunca vurgulanmış ve iyileştirmenin nasıl yapılacağı farklı maddelerde açıklanmıştır. Bu kapsamda;


· Madde 5.3; kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesine ilişkin bir taahhüt içeren kalite politikasının oluşturulması,

· Madde 5.4.1; kuruluşun ilgili fonksiyon ve seviyelerinde, iyileştirme taahhüdü göz önüne alınarak ölçülebilir kalite hedeflerinin belirlenmesi,

· Madde 8.2; müşteri tatminini, ürünleri, prosesleri ölçülmesi, tetkik uygulanması,

· Madde 8.4; veri toplanması ve analizi,

· Madde 8.4; iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi,

· Madde 8.5.2; uygunsuzluk ve problemlerin nedenlerinin ortadan kaldırılması,

· Madde 8.5.3; potansiyel uygunsuzluk ve problemlerin nedenlerinin ortadan kaldırılması,ile sürekli iyileştirme faaliyetleri kolaylaştırılabilir.


Tetkikçiler artık, kuruluşun proseslerini incelerken, uygunluğun sağlanmasının yanı sıra iyileştirme faaliyetlerine ilişkin deliller de arayacaklardır. Ölçülebilir iyileştirme hedefleri, bu hedefleri gerçekleştirmek için yapılan faaliyetlerin ve elde edilen sonuçların kayıtları, bu temel şarta uygunluk için yeterli olacaktır.


ISO 9001:2000 - Proses Yönetimi

ISO 9001:2000, kalite yönetim sisteminin proseslerinin, sıra ve etkileşimleri ile birlikte tanımlanmasını şart koşmakta. Diğer bir ifade standard artık proseslerin birbirinden ayrı fonksiyonlar olarak ele alınmasına izin vermiyor. Bu şartı karşılamanın en kolay yolu ise kalite yönetim sistemini, kuruluşun gerçek faaliyetlerini yansıtacak şekilde oluşturmak.


Bu konuda başarılı kuruluşların hemen hemen tümünün izledikleri yolun özetle; (1) kalite yönetim sistemlerinin tümünü akış diyagramları ile ifade etmek, (2) tekrarları, değer sağlamayan aşamaları iptal etmek, (3) her bir prosesi, diğer proseslerle etkileşimleri ile birlikte tanımlamak ve (4) tüm prosesler arasında bir iç müşteri tedarikçi ilişkisi oluşturmak olduğu söylenebilir.


Kalite yönetim sistemlerini, mevcut proseslerini dikkate almadan oluşturan kuruluşların ise ISO 9001;in sağlayabileceği yararlardan çok azıyla yetinmek durumunda kalacaklardır. Ancak bu kuruluşların, eski dokümantasyon yapısı ve numaralandırma sisteminden mutlaka vazgeçmeleri gerektiği şeklinde yorumlanmamalı. Eğer kuruluşun, dokümante edilmiş kalite yönetim sistemi faaliyetlerini ve bunlar arasındaki etkileşimi yansıtıyorsa, sistemin ;sil baştan; dokümante edilmesi gerekmez. Bu gibi durumlarda mevcut kalite yönetim sisteminin, yeni şartları karşılayacak şekilde geliştirilmesi yeterli olacaktır.


Dokümante edilmiş kalite yönetim sitemleri ile mevcut uygulamaları birbirinden farklı olan kuruluşlara ise ISO 9001:2000;e geçerken, gölge sistemlerinden kurtulma fırsatlarını iyi değerlendirmelerini tavsiye ediyoruz. Çünkü, artık kuruluş, bu şekilde belge alsa dahi, bunu koruması pek mümkün görünmüyor.


Şimdi ISO 9001:2000;de Proses Yaklaşımının tanımlandığı maddeyi inceleyelim;


Bu standard, müşteri şartlarını karşılamak sureti ile müşteri tatminini artırmak için, kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımının benimsenmesini teşvik eder.


Bir kuruluş, etkin çalışması için, bir çok bağlantılı faaliyetleri tanımlamalı ve yönetmelidir. Kaynakları kullanan ve girdilerin, çıktılara dönüşümünün sağlanması için yönetilen faaliyet, proses olarak değerlendirilebilir. Genellikle, bir prosesin çıktısı, bir sonrakine doğrudan girdi oluşturur.


Kuruluş içinde prosesler sisteminin uygulanması, bu proseslerin tanımlanması, etkileşimleri ve proseslerin yönetilmesi ile birlikte ;proses yaklaşımı; olarak adlandırılabilir.


Proses yaklaşımının avantajı, proseslerin oluşturduğu hem bireysel sistem dahilinde prosesler arası bağlantı ve hem de bunların tümü ve etkileşimleri üzerinde sürekli bir kontrol sağlanmasıdır.


Böyle bir yaklaşım, kalite yönetim sisteminde kullanıldığında,


a) Şartların anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin,

b) Proseslerin değer katma açısından dikkate alma gereksiniminin,

c) Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesinin,

d) Objektif ölçmelere dayandırılan proseslerin sürekli iyileştirilmesinin,
önemini vurgular.