ebrar_son.jpg

 

> ISO 9000
> ISO 9000 GENEL
> REVİZYON VE İPTAL
> BASİTLEŞTİRİLMİS
> ÜST YÖNETİM
> EĞİTİM

EĞİTİM


isgebrark___k.jpg

Eğitimde ISO 9000:2000



ISO 9001:2000;İN EĞİTİM KURUMLARINDA UYGULANMASINA BİR ÖRNEK



Bugünlerde ISO 9001;in eğitim kurumlarında uygulanmasına oldukça fazla rastlamaya başladık. Bu standardın uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek bazı kafa kurcalayıcı sorulara aşağıda değinilmiştir:



Ürünün Belirlenmesi



ISO 9001 faaliyetlerine başlamadan ilk önce yapılan verilen hizmet veya ürünün belirlenmesidir. Bu okullarda oldukça kafa karıştıran sorulardan biridir. Ürün, organizasyon içerisinde herkes tarafından iyi şekilde anlaşılmalı ve her çalışan en iyi ürün ve hizmetin gerçekleştirilmesi için hazır olmalıdır. Buna göre ürünümüz eğitim ve öğretim prosesidir. Burada asıl amaç elimizdeki bilgilerin nasıl öğretileceği değil, öğrencinin bu bilgileri kendi hayatında nasıl kullanacağını öğrenmesini sağlamaktır. Ürün kavramının kuruluşa göre genişletilmesi mümkündür.



Müşteri Kavramı


Kuruluşların ayakta kalmaları için müşteriye ihtiyaçları vardır. Müşterisi olmayan bir kuruluş ürettiği ürün veya hizmeti bir kullanıcı için üretmiyorsa o zaman bir varolma sebebi yoktur. Bu sebeple her kuruluşun olduğu gibi eğitim kuruluşlarının da müşterisi olmak durumundadır. Buna göre ikinci belirlememiz gereken de kurumumuzun müşterisi yani ürün ve hizmetimizi kullananın kim olduğudur. Buradaki birincil müşteri öğrencidir. Öğrencinin müşteri olarak görülmesi bazı durumlarda tepki görebilir ama verdiğimiz hizmetten fayda sağlayan taraf öğrencilerdir. Öğrencilerden başka veliler, bir sonraki eğitim kurumu, toplum ve şirketler de diğer müşteriler olarak düşünülebilir. Kuruluş içerisinde müşterinin kim olduğu ve müşteri memnuniyetinin önemi anlaşılmalıdır. Bu yüzden müşteri şartlarını yerine getirmeli ve beklentilerini aşmaya çalışmalıdır.





Yönetimin ve Menfaatdarların Kaliteye Olan Bağlılıkları


Standardın eğitim öğretim kurumlarında uygulanmasındaki en büyük zorluk, okullardaki hiyerarşik yapılaşmadır. Bu öğrenci öğretmen, veya müdür öğretmen gibi ilişkileri kapsar. Oysa standartta yapılan işin en doğru şekilde yapılması için iş birliği ve takım çalışması esastır. Bu takım içinde öğrenciler, veliler, öğretmenler kısacası tüm fayda sağlayanlar bulunmaktadır. Bunun sağlanabilmesi için üst yönetimin kaliteye olan inancı ve bağlılığı tam olmalıdır. Bu sebeple standardın uygulanmaya başlamasından önceki ve uygulanışı sırasındaki gerekli motivasyonun yüksek tutulması sağlanmalı ve çalışanlar kuruluşun menfaati için tüm bilgi ve becerilerini kullanmalıdırlar.



Hedefler



Kurum içinde birimleri de dahil etmek üzere hedefler belirlenmelidir. Bu hedefler ölçülebilir olmalıdır. Bu sayede kurumda yapılan iyileştirme çalışmalarının sonuçlarının doğruluğu saptanabilir. Hedefler oluşturulduktan sonra gerçekleştirebilmek için gerekli olan faaliyetler saptanmalı, sorumluluklar ve kullanılacak kaynaklar belirlenmelidir.



Proses Kontrol


Prosesimizde sadece müşterinin kim olduğunun bilinmesi onların şartlarının en iyi şekilde karşılanması ürünün veya hizmetin ortaya çıkması için yeterli değildir. Standarttaki proses yaklaşımına göre kuruluş ürün ve hizmetin ortaya çıkması için gerçekleşen tüm prosesleri denetlemeli ve kontrol etmelidir. Yaptığımız işin ;doğru iş; olduğunu bu kontroller sonucu ortaya çıkmaktadır. Bu proseslerin gerçekleşmesi için sorumluluklar belirlenmeli ve kullanılacak kaynakların tedariği sağlanmalıdır.



Bunlar belirlendikten sonra ürün veya hizmetin ortaya çıkarılması için gerekli olan proseslerin belirlenmesi gerekmektedir. Buna göre bir eğitim kurumunda gerçekleşen proseslere şu örnekler verilebilir:



Eğitim öğretimin verilmesi ile ilgili prosesler

Kayıt işlemleri prosesleri

Satınalma ve tedarikçi değerlendirme prosesleri

Müşteri (öğrenci) memnuniyetinin ölçülmesi prosesleri

Ölçme değerlendirme prosesleri gibi.



Karar Vermede Gerçeğe Dayalı Yaklaşım


Kurum içinde çeşitli ölçümler alınmalı ve bu ölçümler neticesinde çeşitli analizler yapılmalıdır. Verilen eğitimin kalitesini en iyi o eğitimin sonuçlarını ölçerek görebiliriz. Bu ölçüm sonuçlarına göre kararı da eğitim sistemini belirleyen üst düzey yönetim kendi başına almamalı, eğitimden etkilenen öğrenci, öğretmen, veli ve toplumu da göz önüne almalıdır. Eğitimin sonucunu sürecin çıktısını kullanandan başka kimse söyleyemez. Bu sayede eğitim kurumunun belirlemiş olduğu hedeflerine ne kadar ulaşmış olduğu saptanabilir.



Süreksel İyileştirme


Bütün bunların sonunda da verdiğimiz hizmetin iyileştirilmesi gereklidir. Bu iyileştirmeler proseslerimizin işleyişi sırasında aldığımız ölçümler sonucunda daha iyiye ulaşabilmek için yapılmalıdır.


GERİ

Öz Değerlendirme Anketi



Aşağıdaki anketi kendi kuruluşunuzu düşünerek cevaplandırınız.

1. Bölüm ve fonksiyonlar arasındaki ilişkiler analiz edilir.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

2. Her seviyedeki kalite hedeflerin nasıl başarılacağını gösteren planlar hazırlanmıştır.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

3. Ölçüm sonuçları, ilgili birimlere iletilir ve iyileştirme için kullanılır.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

4. İyileştirme faaliyetleri ile ilgili kararlar problem ortaya çıkmadan (problemin çıkması beklenmeksizin) alınır.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

5. Bölümler arası bilgi alışverişinde problem yaşanmaz.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

6. Tüm personel, yaptığı faaliyetlerin, diğer faaliyetlere ve kuruluşun bütününe etkisini bilir.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

7. Tüm personel, müşteri ihtiyaç beklentilerini ve bunları karşılamak için kendine düşen görevleri bilir.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

8. Tüm personel, kuruluşun başarısı için bölümler arası çalışmalar yapmaya isteklidir.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

9. Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin gözden geçirilmesine, iyileştirme faaliyetlerinin başlatılmasına ve bunların devam ettirilmesinde aktif olarak katılır.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

10. Müşteri tatmin verilerini toplamak ve bu verileri iyileştirme için kullanmak için etkin bir sistem vardır.

a. Her zaman
b. Bazen
c. Nadiren
d. Hiçbir zaman

Sonuçların değerlendirilmesinde, her a için 5, b için 3, c için 1, d için 0 puan verin ve elde ettiğiniz puanları toplayın. Eğer puanınız, 40-50 arasında değişiyorsa, kuruluşunuz proses bazlı düşünme ve yönetme konusunda, iyi – mükemmel arasında bir iş yapmaktadır. Eğer 35-39 puan arasında aldıysanız, kuruluşunuz, proses yaklaşımı için çalışıyor, fakat bunu tutarlı olarak uygulayamıyordur. 35 den daha az bir puan halinde ise fonksiyonel bakış açısının, kuruluşunuza hala hakim olduğu söylenebilir.



Sıkça Sorulan Sorular



ISO 9001:2000 sertifikasyonunun başarılması ne kadar sürer?

ISO 9001:2000 sertifikasyonunun başarılması için gereken süre mevcut sisteminizin yeni standardın şartlarına uyum derecesine göre değişecektir. Bunu belirlemenin bir yolu da işe Açıklık (Gap) analizi ile başlamaktır. Açıklık analizi siteminizi ISO 9001:2000 uyumlu hale getirebilmeniz için atmanız gereken adımları ortaya koyacaktır. Yapılması gerekenler belirlendikten sonra zaman le ilgili daha sağlıklı bir tahmin yapılabilir.

Genel olarak bir kalite yönetim sisteminin oluşturulması 3 ay ile 3 yıl arasında değişebilir. Sürenin uzunluğu, çalışanların sayısı, bilgi düzeyleri, organizasyonun büyüklüğü, yapılan işin niteliği gibi çok sayıda faktöre bağlıdır.

Kalite yönetim sisteminizi oluşturduktan sonra da büyük olasılıkla üç ya da daha fazla ay müddetince beklemeniz gerekecektir. Bu süre kalite sisteminizin etkin olarak çalıştığını kanıtlamak ve yeterli performans kayıtlarını oluşturabilmek için gereklidir.

ISO 9001:2000;e geçmemiz için ne kadar zamanımız var?

ISO yeni standardı 15 Aralık 2000 tarihinde yayımladı ve ISO uyum için kuruluşlara Mevcut standardınızı ISO 9001:2000;e yükseltmeniz için son tarih 15 Aralık 2003.

Bununla birlikte ISO 9001:2000 için Aralık 2003;e kadar beklemenizi tavsiye etmiyoruz. Henüz yeterince zaman varken gerekli hazırlıkları tamamlayarak bu işi tamamlamanız beklenmedik sürprizleri önleyecektir. Ayrıca ISO 9001:2000;i bugünden alarak bunu reklam, haber vb. vasıtalarla duyurmanız firmanızın kaliteye verdiği önemin bir göstergesi olarak algılanacaktır.

ISO 9000 dokümanlarının formatı nasıl olmalı?

ISO belirli bir formatı şart koşmamaktadır. ISO 9001:2000;in de kullanacağınız format tamamen size bırakılmıştır.

ISO 9000 dokümanlarımı nasıl kontrol etmeliyim?

Kuruluşunuz kalite dokümanlarını kontrol etmek için bir prosedür geliştirmeli ve dokümante etmelidir. Bu prosedür;

- dağıtım öncesi dokümanların onaylanmasını,
- kullanım yerlerinde dokümanların güncel kopyalarının bulunmasını,
- dokümanlar güncellendikçe gözden geçirilmelerini ve tekrar onaylanmalarını,
- dokümanların revizyon durumunun belirtilmesini,
- dokümanlarda yapılan değişikliklerin belirtilmesini,
- kalite dokümanlarının her türlü dış faktörden korunmasını,
- dış kaynaklardan gelen dokümanların izlenmesini,
- dışarıdan gelen dokümanların belirlenmesini,
- dış kaynaklı dokümanların dağıtımının kontrolünü,
- güncelliğini yitiren dokümanların hatalı kullanımının önlenmesini,
- muhafaza edilen güncelliğini yitirmiş dokümanların belirlenmesini,
sağlamalıdır.

KAYNAK (www.kaliteofisi.com)

Birden Tuluğ Siyahi

Çevre Mühendisi
Unicon Kalite ve Enformasyon Sistemleri
Sistem Danışmanı




ebrar@isgebrar.com

Bana ulaşmak için yukarıdaki e-mail adresini kullanın