Üst Yönetimin Rolü



ISO 9001:2000, kalite yönetim sisteminin sorumluluğunu, kalite güvencesinden almıştır. Ayrıca, yönetim sorumlulukları, standardın farklı maddelerinde amaçlı olarak vurgulanarak, üst yönetimin, kalite yönetim sistemi içindeki rolü arttırılmıştır.



Standard, kuruluşu bir bütün olarak ele almaktadır. Fakat üst yönetimin katılımı, kalite yönetim sistemi şartlarını çevreleyen çok sayıda metot ve politikanın belirlenmesi için gereklidir. Yeni standarda göre üst yönetim;



· müşteri şartlarının tam olarak anlaşılması ve karşılanmasından,

· kuruluşun ilgili fonksiyon ve seviyelerindeki hedefleri de içeren planlamanın yapılmasından,

· iç iletişimin oluşturulmasından,

· sistemdeki bilgilerin iyileştirme için kullanılmasından,

· faaliyetlerin yürütülmesi ve iyileştirilmesi için gerekli kaynakların sağlanmasından ve

· tüm bunları sağlayacak kalite yönetim sisteminin oluşturulmasından,

birinci derecede sorumludur.



İşler yanlış gittiğinde, bu büyük olasılıkla çalışanlardan değil, sistemden kaynaklanan bir problemdir ; yönetimin sorumluluğu. Ucuz malzemeler, yetersiz ekipman, düşük seviyede bakım, hatalı talimatlar vb. kalite ilgili problemlerin temel nedenleridir. Motivasyon ve eğitim ile ilgili problemler de sistemden kaynaklandığından yine yönetimin sorumluluğudur.



Büyük bir ürün iadesi sonrasında bir üst yöneticinin ;Bu olaydan aslında ben sorumlu değilim ama bir daha tekrarlanmamasını sağlayacağım; dediğini hayretle öğrendik.



Yönetici, eğer olay gerçekleştikten sonra ;bir daha tekrarlanmamasını” sağlayabiliyorsa, onu hiç gerçekleşmeden önleyebilmelidir. Üst yönetim, işletmenin yaptığı ve yapamadığı her faaliyetten sorumludur.



Üst yönetimin tabii ki her kararı geçerli kılması beklenemez. Yetki devri esastır. Fakat yetki devri ;bırakınız yapsınlar; anlayışına dönüşmemeli ve kontrolü içermelidir. Bu tür bir kontrol kalite yönetim sistemi ile sağlanır.



Üst yönetimin, kalite yönetim sistemini etkin olarak çalıştırmasına ve kuruluşu başarı ile yönetmesine yardımcı olacak, sekiz temel prensip, ISO 9004:2000;de açıklanmıştır. Ancak bu prensipler, standardın uygulanmasında kullanılacak şartlar olarak algılanmamalıdır. Bununla birlikte, sekiz temel prensibin her biri, ISO 9001:2000 ile uyumlu olup, aşağıda verilmiştir:



Müşteri odağı: Kuruluş müşterilerinin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarını göz önüne almalı, müşteri şartlarını yerine getirmeli ve müşteri beklentilerini aşmak için çaba göstermelidir.



Liderlik: Liderler, kuruluşun istikametini ve amacını belirler ve çalışanların, kuruluşun amaçlarının başarılmasına katılabileceği bir ortam yaratırlar.



Çalışanların katılımı: Çalışanlar kuruluşun özüdür. Onların katılımı, yeteneklerinin kuruluşun yararına kullanılmasını sağlar.



Proses yaklaşımı: Kaynak ve faaliyetlerin yönetiminde proses yaklaşımının kullanımı, arzulanan sonuçlara ulaşılmasını kolaylaştırır.



Yönetime sistem yaklaşımı: Birbiri ile ilgili proseslerin bir sistem olarak tanımlanması, anlaşılması ve yönetilmesi, hedeflerin başarılmasında kuruluşun etkinlik ve verimliliğini arttırır.



Sürekli iyileştirme: Sürekli iyileştirme kuruluşun değişmez hedefi olmalıdır.

Karar vermede gerçekçi yaklaşım: Kuruluş etkin kararlar almak için veri ve bilgileri analiz etmelidir.



Karşılıklı faydaya dayalı tedarikçi ilişkileri: Kuruluş ve tedarikçileri, karşılıklı ilişkileri geliştirerek değer yaratabilirler

Temel Kazanımlar



ISO 9001 kuruluşu önemli derecede etkileyebilecek bir potansiyele sahiptir. Bu potansiyel, kuruluşa dramatik değişiklikler getirmek için yeterlidir. Bazı yararlar hemen gerçekleşir. Örneğin ISO 9001 sertifikası bir takım pazarların kapısını açacaktır. Diğer yararlar ise dikkatli bir planlama ve kararlı bir uygulama ile elde edilebilir.

ISO 9001;den elde edilebilecek yararların bir kısmı müteakip maddeler altında verilmiştir.

Etkin Bir Kalite Yönetim Sistemi

ISO 9001;e proses yaklaşımı, anahtar proseslerin belirlenmesi ile başlar. Bu prosesler, kalite sistemini oluşturacak prosedürlere temel teşkil ederler. Kalite yönetim sisteminiz dokümante etmeden önce prosesleri, hedeflerinizi ve standardın şartlarını karşıladığından ve kuruluşunuz için uygun olduğundan emin olmak için inceleyin. Eğer uygun değillerse dokümantasyon öncesi değiştirilmelidirler. Diğer bir ifade ile ISO 9001;den daha fazla yarar elde etmek için, yalnızca yaptıklarınızı dokümante etmeyin. Yaptıklarınızı değerlendirin, iyileştirin ve dada sonra dokümante edin. Hatta yeniden yapılanma ; daha dramatik bir analiz ve değişim gerekli olabilir.

Pazar Avantajı

ISO 9001 sertifikalı kuruluşların sayısındaki hızlı artış şüphesiz pazar koşulları ile ilgilidir. Şirketler ISO 9001 sertifikasını, kendilerini farklı kılarak rekabetçi konum elde edebilmek, rakiplerinin avantajını ortadan kaldırmak, belli müşterilere mal satabilmek ve mevcut müşterilerinin bu konudaki istek ve beklentilerini karşılayabilmek için isterler. Çok sayıda büyük şirket ve devlet kuruluşu, ISO 9001;i tedarikçileri için bir şart haline getirmiştir. Örneğin Türk Silahlı Kuvvetleri pek çok alanda, ISO 9001 belgeli olmayan kuruluşlarla iş yapmamaktadır.

CE Amblemi

CE Amblemi Avrupa Ekonomik Topluluğunda en göze çarpan uygunluk markasıdır. Çok sayıda topluluk ülkesi, ürünün önceden tanımlanmış belirli standardları karşıladığından emin olmak için bu markayı aramaktadır.

Bu amblemi kullanma iznini iki ayrı yolla alabilirsiniz. İlk yol, ürünlerin, özel ürün şartlarını karşıladıklarının doğrulaması için akredite edilmiş test laboratuarlarına gönderilmesidir. İkinci yol ise, bu doğrulamanın, sizin tarafınızdan, tasarım prosesi sırasında teorik olarak yapılmasıdır. Ancak bu doğrulamanın kabul edilebilmesi için, tasarım ve üretim proseslerinizin kontrollü koşullar altında çalıştığını kanıtlamalısınız. ISO 9001 belgesi bu kontrolün iyi bir kanıtıdır.

Güvenlik

ISO 9001 sertifikası almak isteyen bir kuruluş, öncelikle tüm yasal ve mevzuat şartlarını yerine getirmelidir. Dolayısıyla ISO 9001;in, tüm yasal ve mevzuat şartlarına uyulduğunun göstergesi olduğu söylenebilir. Bu durum güvenlik ile ilgili problemler yaşandığında, kişilerin mahkemeye baş vurma ve yüksek tazminat talebinde bulunma olasılıklarını azaltacaktır. Hatta bazı sigorta şirketleri, güvenlikle ilgili sigorta primlerini belirlerken, ISO 9001;i dikkate almaktadırlar.

Kalite Kültürü

Kuruluş ISO 9000 belgesini alıncaya kadar, çalışanlar kalite yönetim sistemi ile adete içli dışlı olurlar. Kalite, müşteri tatmini, sürekli iyileştirme, önletici eylem vb. terimler çalışanların zihnine kazınır. Artık çalışanlar işletmeye farklı bir açıdan bakmayı öğrenirler. Ayrıca kalitenin müşteri ihtiyaçlarını karşılamak olduğunun anlaşılması, organizasyonu daha müşteri odaklı yaparken, kalite düzeyini arttırır.

İmaj

Ülkemizde pek çok kuruluş, ISO 9001 belgesini aldıktan sonra bunu, müşteri, tedarikçi ve hisse sahiplerine duyurmaktadır. Hatta sertifika, bazı kuruluşlara, Cumhurbaşkanı, Başbakan gibi önemli şahsiyetler tarafından törenle verilmektedir. Bu durum kuruluşun imajını güçlendiren önemli bir faktördür.

Proses Yönetimi

Proses yönetimi organizasyonun anahtar proseslerine dayalı olarak görülmesi ve yönetilmesidir. Proses yönetimi fonksiyonel organizasyonun çöpe atılması değildir. Fonksiyonel organizasyon yapısında dahi anahtar prosesler ve proses sahipleri belirlenebilir. ISO 9000 proses yönetimine geçiş için iyi bir başlangıç olacaktır.

Yönetim Değişimi

Gözden geçirme toplantıları ve iç tetkikler, yöneticilerin diğer bölümlerin faaliyetleri hakkında daha fazla bilgi sahibi olmalarını sağlar. Proses yaklaşımının uygulanması, bölümler birbirinden izole edilmiş parçalar olmaktan çıkarır. Yöneticiler arasındaki, işbirliği ve koordinasyonu güçlendirir.

Tetkik heyetlerinde görev yapan yöneticiler diğer bölümlerin problemlerini yerinde görürler. Bu da onların sistemi bir bütün olarak görmelerini ve değerlendirmelerini sağlar.

Tedarikçi Yönetimi

ISO 9001;in yaygınlaşmasından önce, özellikle büyük şirketler tedarikçi standartları geliştirmek ve bu standartlara uygunluğu doğrulamak için büyük paralar harcamaktaydı. Tedarikçiler ise, farklı müşterilerin farklı standartlarına uymak zorunda kalıyordu. ISO 9001 bu son derece hantal, verimsiz ve pahalı sisteme olan ihtiyacı ortadan kaldırmıştır.

Performans İyileştirme

Araştırmalar, ISO 9001;in, üst yönetim tarafından sahiplenilmesi halinde kuruluşun performansını yükselttiğini göstermektedir. Kuruluş ISO 9001 uyumlu bir sistem oluştururken bir takım iyileştirmeler yapacaktır. Ancak asıl fayda, oluşturulan sistemin, sürekli iyileştirme için kullanılması ile elde edilebilir.

Daha Az Kriz

Dokümante edilmiş bir kalite sistemi iletişim ve koordinasyonu arttırırken faaliyetlerin birleştirilmesini sağlar. Problemler artan kontrol, standardizasyon, kalite bilinci, koordinasyon ve katılım ile azaltılır. Kalite sistemi, işlerin yapılma ve kaydedilme şeklindeki tutarlılığı arttırır.